緊急と重要

課題が山積している時、人はどういう順番で処理するのでしょうか？緊急課題と重要課題という4象限の考え方があります。緊急にして重要な課題は最も先に手をつけ、緊急度も重要度も低い課題は後回しとなるのが普通です。しかし、ここで、中期的な重要課題をかたずける事が緊急課題も解決するという考え方があります。結局はすべてがつながっている、という発想です。

私の最近の例で、このパターンが出現しました。今、私は、ルーチンのカウンセリング業務以外に、４つの依頼仕事を抱えています。ＮＰＯ主催のセミナー講師（Ａ）、企業研修（Ｂ）、講演（Ｃ）、研修計画の提出（Ｄ）です。各々、対象も目的も異なり、転用はできません。Ａは、引き出しから出してくればいいので問題はなさそうですが、Ｂ．Ｃ．Ｄは、そうはいきません。フレームを一通り作ってみましたが、なかなかしっくりしません。

私は、定石通り、納期の短い仕事からフレームを考えていったのですが、ある朝、ふと閃いて、もっとも先に予定されているＣについて思いをめぐらしました。Ｃは、「やる気を潰すカベの攻略法」とすでに標題が決められています。昔の原稿を参考に、現在の状況に置き換えたものにブラッシュアップしてみました。すると、なんとそれはＣのみならずＤにもＦＩＴするではありませんか。忘れないうちに、急いでＤのフレームを書き直しました。そして、これはどうもＢにも使えそうなことに気付きました。

バケツの中に、大きめの石、中ぐらいの石、砂利、砂を、入れようとした場合、どういう順番で入れていったら、全部入れることができるでしょうか？砂から入れたら入らなくても、大きな石から入れていき砂を最後にしたら入るでしょう。この場合の大きな石が重要課題という認識をします。そして、その多くは、中期的な課題として、時が来ると大きな問題になるものです。重要課題の解決が緊急課題の解決にもなるというわけです。

このようなことが、いいタイムマネジメントとなります。全体がつながっているという意識で物事を捉えること、緊急課題について自分勝手に決め付けないこと、目先ばかり見つめないことが肝要と改めて感じたしだいです。